28 Nov

Skribent Pär Heed

Välja affärssystem?

Att byta affärssystem upplevs av många som något liknande ett stambyte i en fastighet. Det är dyrt, det tar tid och vi måste i övergången från det gamla till det nya systemet ”bo i baracker på innergården”. Men när det väl är klart blir det bra!

Utvärdering och inköpsbeslut av till exempel en ny CNC svarv är något det tillverkande företaget kan genomföra på några timmar. Privat budar vi på lägenheter för flera miljoner med ett SMS. Men att välja ett nytt affärssystem tar för många företag 6 – 24 månader.

Här några tips och idéer kring hur ni utvärderar och väljer nytt affärssystem och säkrare kommer fram till det bästa systemet och leverantören för er.

Delaktighet

Från att tidigare kanske haft olika system för olika funktioner är dagens system med olika funktioner helt integrerade. Det innebär att i stort sett alla avdelningar påverkas vid ett byte  av affärssystem och fler människor, experter på olika områden blir delaktiga. Från ledningens perspektiv är det viktigt att informera om varför denna investering genomförs.

Vad ska vi uppnå? Vad är målet?

I denna delaktighet är det lätt att be de som ansvarar för eller som var med vid uppsättningen av nuvarande system att vara med i ”utvärderingsgruppen”. Risken med detta är att kraven på det nya systemet blir en kopia av det nuvarande systemet.

Behov och krav – idag och imorgon

Inför utvärdering av olika affärssystem är det vanligt att företaget under flera månader tar fram en kravspecifikation. Där olika avdelningars krav på olika funktioner i detalj beskrivs och ska besvaras med ”ja”, ”nej” eller ”anpassning” från de potentiella leverantörerna. Denna process kan ta så lång tid att önskemål och krav förändras under tiden för framtagning!

Fokusera på rätt frågor

Hur många tecken ett artikelnummer eller kundnummer kan innehålla i olika affärssystem osv. hanteras oftast av ett modernt affärssystem på ett helt annat sätt än i äldre system. Fokusera inte på denna typ av frågor.

Leverantörens erfarenheter

En annan risk med kravspecifikationer är att man bara kravställer med utgångspunkt från befintligt system. Be istället leverantören om tips och idéer om hur de skulle hantera, sätta upp er verksamhet i deras system.

Vad är unikt?

Istället för detaljer kring till generella områden som till exempel artikelnummer, fokusera istället på unika detaljer och krav på nytt system i er verksamhet och vad ni vill uppnå med bytet. Tänk framåt i tiden inte bara vad som behövs kortsiktigt.
Kommer ni att finnas på flera platser, flera länder eller flera juridiska enheter? Elektroniskt utbyte med information från andra system, leverantörer eller kunder? Funderar ni på att förutom handel starta en serviceverksamhet för att erbjuda en bättre eftermarknad? e-handel för kunder och mobilt säljstöd till företagets säljare?

Hantera själv eller outsourca?

Fler och fler verksamheter väljer att outsourca hela eller delar av sin administration eller lönehantering som inte har med kärnverksamheten att göra. Om ni outsourcar till exempel leverantörsfakturahanteringen behövs inget systemstöd för denna del i egen regi. I och med byte av affärssystem har ni möjlighet att utvärdera outsourcing av hela eller delar av vissa funktioner. Finns det några ”heliga kor”?

Vad kostar affärssystemet över tid?

Ni bör ta fram ett underlag vad affärssystemet kommer att kosta över tid till exempel över en 3 eller 5 års period. Inte bara inköp av licenser utan även egen tid som ni måste lägga ner löpande, vad händer vid olika typer av förändringar, uppgraderingar och vad kostar de? Både egen tid och leverantörens kostnader.

Kostnader vid köp av affärssystem (licenser) kan vara:

  • Inköpskostnad licenser (moduler och användare)
  • Tillkommande kostnader för nya moduler och användare
  • Vad händer om vi inte behöver till exempel 10 användare efter 2 år
  • Implementationskostnad – vad ingår?
  • Tillkommande tjänster iom implementation, pris för utbildning
  • Uppgraderingar (hur ofta sker de?)
  • Supportavtal (omfattning, prisreglering över tid)
  • Pris för hårdvara som servers, säkerhetsfunktioner, backup
  • Pris, uppskattning för konsulttjänster iom anpassningar, förändringar.
  • Hur mycket tid kommer vi att lägga ner efter driftstart kring förvaltning, support och uppgraderingar

Kostnader vid köp av affärssystem som tjänst (SaaS) kan vara:

  • Hyreskostnad per modul och användare
  • Uppsägningstid för moduler och användare
  • Implementationskostnad – vad ingår?
  • Tillkommande tjänster iom implementation, pris för utbildning
  • Uppgraderingar (ingår eller ej, hur ofta sker de)
  • Supportavtal (omfattning, prisreglering över tid)
  • Pris, uppskattning för konsulttjänster iom anpassningar, förändringar.
  • Hur mycket tid kommer vi att lägga ner efter driftstart kring förvaltning, support och uppgraderingar

Kompetens hos leverantör?

Olika leverantörer kan fokusera på lika branscher. Dessutom kanske de byggt en branschvertikal på det affärssystem de levererar. Be om information vilka kunder de har inom samma bransch som ni. Eller om de har kunder som har liknande affärsprocesser som ni har eller önskar?

Referenser och leverantörens team

Be om att få träffa andra kunder, referenser till leverantören. Fråga efter vad de uppfattar som bra och vad som fungerar mindre bra i system och samarbete med leverantören.

Hur kommer vi igång?

Fråga efter vilka som ska implementera lösningen från leverantören. Ibland kan det vara helt olika personer och team som säljer och visar systemet i säljfasen jämfört med vilka som ska ansvara för implementationen. När ni valt system kommer då helt andra personer till er som ni aldrig träffat tidigare som ska implementera systemet. Om så är fallet, fråga efter hur informationen från säljfasen förs över till de som ska implementera lösningen hos er. Be även om att få träffa aktuella personer/team som ska vara med i implementationen hos er.

Mall för utvärdering affärssystem

Här ett exempel på kravspecifikation för utvärdering av nytt affärssystem med exempel på krav, önskemål inom bland annat logistik, produktion, ekonomi och generella system- och leverantörsfrågor.

Ladda hem exempel på kravspecifikation för utvärdering av affärssystem här > 

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se