Vanliga frågor om ECITexpense

Vilka regler gäller kring arkivering och hantering av kvitton?

Med ECITexpense fotar du kassakvittot och därmed har du säkerställt en digital kopia för framtida behov. Med en digital kopia så gäller att du ska spara kassakvittot i 3 år. Utan en digital kopia så ska du spara kassakvittot i 7 år. En digital kopia är enkel att söka fram vid en eventuell revision.

Får du ett kvitto till mailen så kan du enkelt vidarebefordra det kvittot så att det kommer in i ECITexpense. Det gör du genom att vidarebefordra mailet med kvittot till epostadressen expense@ECITexpense.se.
När kvittot bleknar måste det finnas spårbarhet mellan kopia och original vilket du har i ECITexpense.


Jag har flera bolag – kan jag ha dem alla i upplagda i samma app?

Ja, det går alldeles utmärkt. Du kan ha hur många organisationer som helst upplagda i en och samma app, och du kan enkelt byta organisation genom att swipa mellan dem i appen.


Hur lägger man till ett utrikestraktamente?


 Färgen på kvittona bleknar, vad gör jag då?

Eftersom du fotat kvittot med ECITexpense så har du redan en digital kopia vilket också är kravet när kvittot börjar bli oläsligt.


Vad gäller när jag handlar på nätet?

När du handlar på nätet så får du ett kvitto till din e-post. Detta behöver du inte printa om du har ECITexpense. Det räcker då med att vidarebefordra mailet till expense@ecitexpense.se.
Då kommer kvittot digitalt till din mobil där du kan spara det som ett företagsutlägg.


Gäller ett kontoutdrag som kvitto?

Nej. Ett kontoutdrag är inte att likställa med ett kvitto. I en del fall går det bra att skriva ut ett kontoutdrag från din internetbank där ditt köp finns med. Men ibland kan det vara svårt att enbart med hjälp av ett kontoutdrag visa att du köpt en vara i en viss butik. På kontoutdraget står ju bara företagsnamnet och vad du betalt, inte vad du köpt.


Vilka fördelar har mobila/digitala kvitton?

Det finns många fördelar med mobila kvitton. Till skillnad mot papperskvitton, så tappar man inte bort digitala kvitton. De bleknar inte, går inte sönder eller hamnar i tvättmaskinen. Dessutom är de sökbara och alltid tillgängliga när man behöver dem. Vidare kan man som konsument bli påmind via kvittot om en vara skulle bli återkallad, när garantitiden är på väg att ta slut, när öppet köp slutar gälla och så vidare. Det finns som sagt många fler fördelar med kvitton i mobilen och miljöaspekten är bara en av dem.


Är digitala kvitton verkligen lika säkra som papperskvitton?

Digitala kvitton leder till mindre fusk än med papperskvitton. Med digitala kvitton kan man med säkerhet fastställa att innehållet inte blivit förvanskat, att säljaruppgifterna stämmer med verkligheten, att datum och tid inte blivit manipulerade, att skatteverkets kontrollkod stämmer med vad som registrerats i kontrollenheten, att summan stämmer med detaljspecifikationen och att det endast finns ett original. Detta medför en ökad trygghet för konsumenten, handlaren och samhället.


Vad händer om jag tappat bort kvitto till min redovisning?

Bokföringslagen säger att kvitton och andra dokument med räkenskapsinformation måste arkiveras. Du måste också kunna styrka kostnader om Skatteverket genomför en granskning. Men kvitton försvinner ibland, och det kan leda till problem för en anställd som behöver ett kvitto för sin reseräkning.

Om ett kvitto försvinner kan du be utställaren om ett nytt kvitto. Om det inte är möjligt kan du själv göra ett verifikat, även kallad bokföringsorder. Verifikatet ska innehålla samma uppgifter som ett vanligt kvitto. När du gör ett eget verifikat kan du vanligtvis dra av kostnaden hos din arbetsgivare, förutsatt att du på annat sätt kan styrka att du haft utgiften.

Att tappa bort kvitton vid många tillfällen kan bli problematiskt. Det finns ingen regel som säger hur många kvitton du får missa att redovisa, men du ska kunna styrka att du haft de kostnader du påstår. Skatteverket prövar varje fall för sig. Om enstaka kvitton på små belopp försvinner uppstår oftast inte problem, så länge det är rimligt att kostnaden hör till affärsverksamheten.

Om du själv skapar bokföringsordern har du generellt sett inte rätt att dra av momsen. Enligt Regeringen 2007/08:25 kan i avdrag göras i särskilda situationer trots att underlaget inte uppfyller krav på fakturainnehåll enligt lag.  ”Detta bör gälla under förutsättning att avdragsrätten kan styrkas med stöd av uppgifter i annan tillgänglig dokumentation, t.ex. ett avtal mellan parterna, eller om den uteblivna eller felaktiga uppgiften inte har någon avgörande betydelse för skattekontrollen.”

För att undvika problem med borttappade kvitton till redovisningen rekommenderar vi att du använder en tjänst som ECITexpense som sparar dina kvitton digitalt.


Hur lägger man till inrikestraktamente?


Varför får jag texten i appen på engelska?

Språket i appen följer telefonens språkinställningar. När det gäller IOS skall både språket och regionen vara inställd på “Sverige” för att få svenska i appen.


Använder ECITexpense.se Cookies?

Vi använder cookies på våra webbplatser och appar för att få en förståelse för hur tjänsten används. Det underlättar på så sätt för oss i vårt utvecklings- och förbättringsarbete, så att du kan få den bästa möjliga tjänst.


Hur tar jag bort den automatiska beräkningen av moms?

Om ni inte vill att momsen ska beräknas per automatik är det enkelt att stänga av den funktionen. I applikationerna går ni via menyn till inställningar/konto, där slår ni av funktionen.


Vilka typer av kvitton kan ECITexpense läsa in automatiskt?

Följande kvittotyper finns det automatisk inläsning för i appen:

Pdf-format:

  • Macforum
  • Nettbuss
  • Qstar
  • SAS
  • Norwegian
  • EasyPark
  • Espresso House
  • Connect Hotels
  • HTML-kvitton

Html-format:

  • iZettle
  • SAS
  • Airbnb
  • izettle
  • Klarna
  • SL

PDF eller JPG-kvitton kan självklart också mailas in. Dock måste du komplettera med information manuellt i appen.

Saknar du automatisk inläsning för en specifik biljettyp, kontakta oss.

Har du fler frågor, så kontakta oss gärna på info@ecitservices.se

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se