05 May

Skribent Pär Heed

Leverantörsfakturor

Ett företags administrativa rutiner blir lätt mycket kostsamma om de inte är effektiva. Olika oberoende undersökningar som genomförts de senaste åren lyfter fram att en leverantörsfaktura på papper kostar företaget mellan 150kr till 800 kr att hantera. Här finns en stor potential till effektivisering, då ett företag med digital hantering av leverantörsfakturor sänker kostnaden med mellan 50 – 70%. Besparingen är naturligtvis olika beroende på företag och företag. Det som främst påverkar vad ni kan tjäna på att digitalt hantera leverantörsfakturor är till exempel:

Organisation – Är de medarbetare som ska attestera fakturor utspridda på olika kontor i t.ex. olika delar av landet. Eller om de ofta är på resande fot är besparingen större jämfört med att alla sitter i ”samma korridor” och alltid är inne.

Tid & antal – Naturligtvis är antalet fakturor av betydelse. Det påverkar den tid olika medarbetare lägger ner på att hantera en leverantörsfaktura på papper. Först kan det verka förbryllande att det kan kosta så mycket som 150 – 800 kr att hantera en leverantörsfaktura på papper.

Men tänk efter…hur många medarbetare är involverade och hur mycket tid lägger de ner?

Från att fakturan kommer, sprätta kuvert, registrera, kopiera, lagra, skicka vidare för attest med brev eller internpost, ringa och maila för att påminna att du måste attestera för vi har bokslut osv. Och det finns alltid fler ”strulfakturor” än man först anar.

Automatisering – Använder ni inköpsorder kan ni effektivisera processen ytterligare. Då kan själva inköpet vara attesten för leverantörsfakturan. Naturligtvis med ett regelverk som till exempel att om priset på leverantörsfakturan inte skiljer mer än 2% jämfört med på inköpsordern signeras fakturan.

Polis eller analys – Hur mycket tid lägger er ekonomipersonal idag ner på att ”jaga in” leverantörsfakturor istället för att arbeta med mer värdeskapande uppgifter för företaget? Till exempel leverantörsbedömning och analys. Eller ännu värre, att ni får betalningspåminnelser, räntefakturor på grund av att leverantörsfakturor på papper inte hanteras i tid.


Sammanfattning

Tidigare var digital leverantörsfakturahantering bara något som var åtkomligt för större företag då licenser och implementationsprojekt var kostsamma och tog lång tid. Svårt för ett mindre företag att räkna hem. Idag finns motsvarande lösning som tjänst dvs kunden betalar per faktura för tjänsten och att  nyttja funktionen. Då blir lösningen mycket intressant även för mindre företag!

Intresserad? Veta mer om att digitalt hantera ert företags leverantörsfakturor?

Kontakta oss här >> Så berättar vi mer om ni kan hantera era leverantörsfakturor digitalt!

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se