05 Apr

Skribent Pär Heed

Tips outsourcing ekonomitjänster

Intresset för outsourcing av ekonomitjänster inom till exempel redovisning, lön- och HR växer. Inte så konstigt med tanke på att i en alltmer komplex värld blir det allt svårare att vara lika bra på allt. Det krävs resurser och kunnande för att leda och styra de administrativa processerna.

outsourcing redovisning

Outsourcing ger företag möjlighet att lämna över dessa processer till de som har bäst kunnande inom området och sedan själva koncentrera sig på kärnprocesserna för att skapa mervärde. Arbetsuppgifterna kräver sällan fysisk närvaro utan fungerar via digitala kontakter. Lång geografisk distans blir snabbt nästgårds. Din outsourcing partner kan därmed finnas nära eller långt bort. Vid outsourcing görs arbetet vid den tidpunkt det behöver göras och vid övriga tidpunkter utgår ringa eller inga kostnader. Tjänsterna kostar pengar vid de tillfällen det finns ett faktiskt behov. Outsourcing är således ett bra sätt att expandera och bli mer kostnadseffektiv på. Det är enkelt formulerat, en samverkan mellan aktörer där kunskapsutbyte sker som är till gagn för båda parter.

För dig som funderar på att outsourca hela eller delar av ert företags administration. Här några tips från Office Factory som i drygt 10 år levererat olika typer av outsourcade ekonomitjänster inom redovisning, kundfakturering, leverantörsfakturaprocesser och löne- och HR funktioner.

Analysera och ta fram motiv till outsourcing

Analysera vilka områden inom ert företag som kan och ska ledas internt och vilka som kan vara lämpliga att outsourca. Utgå från vad som kan vara långt från företagets kärnverksamhet och därmed vara svårt att hantera och bibehålla god kvalité i.
Motiven till att outsourca olika tjänster kan vara flera och skilja sig åt mellan olika företag. Vanliga motiv kan vara att företagets administrativa personal inte har fullt att göra, har för mycket att göra, eller att ledtiderna är långa vad gäller framtagande och upprättande av underlag och information.

Andra motiv för outsourcing av tjänster är att minska kostnader, minska sårbarhet och att nå ökad kvalitet, eller att företag vid expansion snabbt vill kunna skala upp och ner.

Det kan, som nämnts ovan, innebära svårigheter att leda en funktion som inte är inom området för kärnverksamheten. Finns kunskapen för detta internt?

Oavsett motiv – förklara för de leverantörer ni träffar och utvärdera vad som är bakgrunden till ert intresse av outsourcade tjänster.

Undersök marknaden

Undersök marknaden gällande vilka tänkbara leverantörer som finns för de tjänster ert företag vill outsourca. Träffa flera leverantörer och be dem presentera sina tjänster. Både de som är aktuella idag för ert företag och de som kan bli intressanta i framtiden. Kontakta referenser de har och fråga vad de anser om kvaliteten på de tjänster som levereras idag, proaktivitet och hur samarbetet fungerar.

Omställning till kravställare

Vid outsourcing går ert företag från att i egen regi hantera personal, kompetens och resurser till att bli kravställare i en affärsrelation med en outsourcingpartner.
Vid uppstarten av samarbetet är det viktigt att ert företag investerar tid i workshops och regelbundna möten med er outsourcingpartner. Gå tillsammans igenom processer, rutiner och förväntningar på samarbetet.
Priser kan sättas enligt en fast eller rörlig modell, eller enligt en blandning av båda. Var noga med att definiera vad av outsourcingtjänsten som ska levereras till ett fast pris och vad av tjänsten som har ett rörligt pris. I ett tydligt SLA (Service Level Agreement) definieras tjänsternas art, omfattning och levereranstidpunkter.

Outsourcad redovisning Office Factory

Flera outsourcingpartners

Företag kan välja olika outsourcingleverantörer för olika outsourcingtjänster. Till exempel en leverantör för redovisningstjänster och en annan för lönetjänster. Då blir ni som kund en integratör av dessa tjänster från olika leverantörer, vilket innebär att ert företag måste lägga tid och resurser på samordning och kontroll.

Sverige eller flera länder

Har ert företag behov av outsourcade tjänster i Sverige eller har företaget verksamhet i flera länder med liknande behov? Om företaget har verksamhet i flera länder bör målet vara att hitta en leverantör som tillhandahåller önskade tjänster med verksamhet i dessa länder. Det innebär enklare och effektivare samordning för ert företag.

Löpande uppföljning av samarbetet

Ställ krav på outsourcingpartnern att ni löpande planerar för och genomför möten för att stämma av leveranser, samarbete, förändringar och nyheter inom ramen för uppdraget.

Beroende på er verksamhets intensitet och förändringar gäller det att hitta rätt rytm för dessa möten. Det viktiga är att de genomförs och att ni gemensamt går igenom vad som hänt, vad som händer och vad som ska hända.

konsulttjanster

Idag är webb- och telefonmöten vanliga i det löpande samarbetet, men glöm inte bort att träffas fysiskt, med fördel både hos er och er outsourcingpartner. Att känna till varandras kontorsarenor är positivt. En god affärsrelation handlar om bra relationer och fysiska möten bidrar till goda relationer.

Kontaktvägar

För att nå ett lyckosamt samarbete för båda parter är det viktigt att kontaktvägar och kontaktytor är upprättade och kända av involverad personal. En one-point-of-contact ska vara utsedd hos både outsourcingleverantören och inom er organisation.
Vid större och mer omfattande outsourcinguppdrag med t.ex. flera företag på flera fysiska platser, bör en KAM utses hos båda parter.

Kompetensutveckling

När företag hanterar till exempel löner i egen regi är den anställda lönepersonalens utbildning och kompetensutveckling viktig.

Kompetensutveckling

När ert företag utvärderar olika leverantörer av outsourcade tjänster bör ni fråga och säkerställa hur leverantören hanterar kompetensutveckling av sin personal. Allt för att säkerställa att ni får tjänsterna utförda av kompetent personal.

Kompetens, erfarenhet och branschfokus

Leverantörer av outsourcing-tjänster kan ha olika branschfokus. Som företag är det viktigt att genomlysa leverantörens kompetens och erfarenhet från andra uppdrag, branscher och nyttja all den potential som leverantören kan erbjuda.
Använd outsourcingleverantörens hjälp och råd till att förändra och förbättra ert företags rutiner och processer. Nu ges tillfället att ifrågasätta om arbetet skall fortsätta som det gjort.

Ekonomitjänster idag och imorgon

För företag med tillväxtplaner är det av betydelse att hitta en leverantör av outsourcade tjänster som kan vara med på hela företagets tillväxtresa.

Om outsourcinguppdraget startas med en leverantör som inte har tillräckligt med kunskap, resurser, kraft och teknisk förmåga för att hänga med i er resa kan ett behov av byte av leverantör snart uppstå. Ta med er egen strategiska fem- och tioårsplan i diskussionerna med outsourcingpartnern.

Certifierad outsourcingpartner

Med ekonomi- och redovisningstjänster från auktoriserade redovisningskonsulter och lönekonsulter får ni som företag hög kvalitet i er redovisning och i er lönefunktion.

Srf konsulterna

En auktoriserad konsult har teoretisk kompetens och flera års yrkeserfarenhet och kvalitetssäkras genom auktorisation av Srf konsulterna, tidigare SRF Sveriges Redovisningskonsulters Förbund.

Veta mer om outsourcade ekonomitjänster inom redovisning, lön eller HR?

Kontakta mig Daniel Bolin på telefon 08-400 212 40 eller skicka ett e-mail här >

 

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se