09 Aug

Skribent Pär Heed

Bättre tidrapportering

Eller hur får man konsulter att tidrapportera?
För alla tjänsteföretag finns stora möjligheter att underlätta och effektivisera den tidrapportering (och utläggsrapportering) som företagets konsulter och medarbetare gör. Både avseende extern tid som faktureras kund. men även för interna projekt, där bara tiden som läggs ner är intressant att följa upp.

Exempel på vad en missad timme innebär

I detta exempel utgår vi från ett tjänsteföretag med 20 konsulter som alla debiterar sin tid. Alla medarbetarna arbetar 40 timmar per vecka och beläggningsgraden för samtliga är 70 procent med ett timpris på 1 000 kr per timme.

Konsulter tidrapportera

Men…
Alla medarbetare ”glömmer” att rapportera en timme per vecka på grund av till exempel dåligt systemstöd, dåliga instruktioner, bristfällig utbildning eller annat.

Antal konsulter: 20
Antal tillgängliga timmar per konsult och arbetsvecka:
40
Beläggningsgrad: 70 %
Timpris: 1 000 kr per timme

Möjlig intäkt per vecka: 560 000 kr

1 timme per vecka glöms bort av alla konsulter: – 20 000 kr
Intäkt per vecka efter en bortglömd timme per anställd:  540 000 kr

Förlorad intäkt per månad: 80 000 kr
Förlorad intäkt per år (11 månader):  880 000 kr

I detta konsultföretag handlar det om nästan 900 000 kr per år! som företaget ”missar” som intäkt, genom att medarbetarna missar eller glömmer att rapportera bara en timme per vecka.

 

Tips kring tidrapportering i konsultföretag

  • Ge tydliga direktiv och information hur och när man rapporterar tid. Vilken tidsenhet som används, om man delar in dagen i t.ex. 15 / 30-minuters perioder och så vidare.
  • Tydlighet vilka projekt som tiden skall rapporteras på. Med många tveksamheter blir de anställdas tidrapportering en plåga.
  • Om ni har resultatbaserad bonus på företaget är det vara lämpligt att påpeka sambandet mellan resultatet och en effektiv tidrapportering.
  • Kräv att alla rapporterar innan de slutar för dagen. Att på fredag rapportera allt jag gjort under veckan garanterar att tider/insatser glöms bort.

I många tjänsteföretag har man stort fokus på faktureringsgrad och debiterade kundtimmar. Lågkonjunkturen har fört med sig ökade krav lönsamhet och detta har stramat upp kravet på effektivitet hos många tjänsteföretag. Med rätt strategi kan man öka medarbetarnas intresse för tidrapportering genom att använda tidrapportering som en morot.

Tävlingar

I en lättanvänd webbportal för medarbetarna finns olika rapporter för att följa upp projekt och medarbetare. Rapporter som kan användas på olika nivåer till exempel medarbetar-, avdelnings- och verksamhetsnivå. Dessa kan visa vem eller vilka som är bäst på att rapportera tid. Detta kan användas på många olika sätt, till exempel för interna tävlingar bland medarbetarna.

Tid mellan utförande och rapportering

Använd rapporter som visar hur lång tid det har gått mellan utförandet av tjänsten hos kund och tidrapporteringen för medarbetaren. Finns det medarbetare som konsekvent rapporterar tid för sent? Då är risken stor att dessa ”glömmer bort” timmar.  Kanske en tävling mot andra konsulter eller konsultavdelningar kan vara det som får igång en effektivare rapportering? Konsultgruppen/avdelningens medvetenhet om tidrapporteringens betydelse kommer att förbättras, om priset i tävlingen inte bara går till en enskild medarbetare – utan till hela avdelningen eller företaget i sin helhet.

Tillgänglighet

För att lyckas få alla medarbetare att tidrapportera varje dag måste det systemstöd som krävs för detta vara tillgängligt oavsett tid & plats. Med en webbportal för enkel tidrapportering som kan användas på en PC, Mac, smartphone eller surfplatta, har medarbetaren verktyget för att enkelt rapportera sin tid från kund, bussen eller från hemmet.

Mer om affärssystem för tjänsteföretag

Kontakta oss på Office Factory på telefon 08-400 212 40 eller e-post par.heed@officefactory.se, så berättar och visar vi mer om vårt förslag på affärssystem för konsultföretag (med enkel tidrapporting!).

 

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se