02 Jul

Skribent Pär Heed

Implementera affärssystem

Att implementera ett nytt affärssystem är ett komplext projekt, då det inte främst handlar om IT och teknik utan snarare om att kunna analysera, förstå och utveckla sina affärsprocesser. Ett projekt som oftast omfattar hela företaget och allt vad olika personer gör inom företaget direkt eller indirekt.

Eliminera fallgroparna vid implementering med följande erfarenheter

Ledningens engagemang – Att byta affärssystem är inte ett vanligt projekt bland alla andra projekt som företaget genomför. Ett byte av affärssystem är ett av företagets mest omfattande och krävande projekt, då hela företaget involveras på ett eller annat sätt. För att lyckas med implementationen krävs ledningens engagemang från planering till genomförande och att projektet ska vara prioriterat för ledningen.

Krav på nytt system – Ett klassiskt förfarande är att företagets projektgrupp med representanter från olika funktioner och avdelningar tar fram en kravspecifikation för det nya affärssystemet. Ofta händer det att olika befattningsansvariga i denna projektgrupp sitter själva på sitt rum och skriver ner krav på just sitt område. Inköpsansvarig skriver sina krav, säljchefen sina, lageransvarig sina osv. Tyvärr oftast utan dialog.

Det är dessutom extremt svårt att i text beskriva sina krav och de effekter man vill få ut av dessa krav.

Vad man vill uppnå är att i text förklara sina krav och vad man vill uppnå med dessa krav. Men då det är svårt att förklara heltäckande i text, blir kravbilden otydlig vad företaget förväntar sig av det nya systemet och vad leverantören förväntas leverera.

Ett sätt att komplettera kravspecifikationen är att tillsammans med potentiella leverantörer genomföra workshops där leverantörerna kan visa och berätta hur de kan lösa viktiga krav och affärsprocesser i ditt företag.

Vi ogillar förändringar – Affärssystemet påverkar alla anställda inom företaget direkt eller indirekt. Det innebär att implementationen av det nya systemet påverkar många människor (alla?!) i företagets organisation. Det hela kompliceras av att de flesta av oss av naturen ogillar förändringar. Nya arbetssätt, ökad arbetsbelastning i och med införandet, nytt system som man inte känner igen och så vidare kan skapa oro, irritation och osäkerhet. Av denna anledning är det därför viktigt att ledningen kommunicerar bakgrund och syfte med förändringen till hela företaget, då alla berörs.

Hantera utmaningar – I komplicerade, stora projekt uppkommer ibland problem av olika storlek och betydelse. Problem kan även likställas med att projektet kommer till beslutspunkter som kräver svar för att överhuvudtaget komma vidare i projektet.

Man kan undvika många problem genom att ”tänka till före”. Helt enkelt genom att ge gott om tid och resurser till projektgruppen för planeringsarbetet av implementationen.

Risker – Istället för att som strutsen stoppa huvudet i sanden – inse att det finns risker med projektet och lyft fram dessa. Detta dels för att få projektmedlemmar, medarbetare att lätta på sina tankar om risker och osäkerheter med projektet. Den andra dimensionen är att man enklare får upp alla risker och kan föra en dialog om riskerna och hur de kan hanteras om de inträffar.

Förväntningar – Olika avdelningar och olika människor i företagets organisation har alla olika förväntningar med det nya affärssystemet. Ledningsgruppen förväntar sig rapporter som de aldrig haft tillgång till förut. Försäljningschefen förväntar sig ett CRM system där man följer säljarnas aktiviteter i detalj och inköpschefen får äntligen möjlighet att arbeta mer med leverantörsbedömning. Alla har olika förväntningar! Viktigt att gå igenom dessa förväntningar då vissa kanske först infrias i etapp 2 av implementationen. Det vill säga något som inte kommer att finnas på plats dag 1 efter driftstart.

 

Sammanfattning

Ett implementationsprojekt av ett nytt affärssystem är oftast omfattande jämfört med många andra projekt ett företag genomför. Bakgrunden är att hela företaget direkt eller indirekt medverkar i projektet. Detta kan naturligtvis uppfattas som stort och skrämmande.

Men tänk vilka möjligheter det ger till ökad dialog och informationsutbyte mellan olika avdelningar!
Att få till exempel sälj- och leveransorganisation att gemensamt komma fram till bästa, effektivaste arbetssättet för deras gemensamma processer. Med detta synsätt har man nått långt och bytet av affärssystem handlar plötsligt inte om IT eller teknik utan om att kunna analysera, förstå och utveckla sina affärsprocesser för en effektivare och bättre affärsverksamhet.

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se