24 Nov

Skribent Pär Heed

Lönehantering

Outsourcad eller egen lönehantering?

Lönehantering kan vara företagets största huvudvärk om den inte görs på rätt sätt. Den som producerar och hanterar företagets löner måste vara insatt och föOF lonrstå relevant lagstiftning som uppdateras kontinuerligt. Att hantera företagets lönefunktion i egen regi kan vara en administrativ huvudvärk och misstag innebär missnöje och jobbiga kontakter med både anställda och Skatteverket.

Internationellt är det vanligt att företag outsourcar sin lönehantering. Inte bara internationella storföretag, utan även småföretag outsourcar sin lönehantering till en extern part. I Sverige har vi inte kommit lika långt.

Fördelar med outsourcad lönehantering

Större företag har ofta resurser att driva en egen löneavdelning. Mindre företag har inte samma resurser och möjligheter till stordriftsfördelar med egen lönehantering vilket innebär att de söker extern hjälp med lönehanteringen.

Här några anledningar till att outsourca er lönehanteringen:

Lagar och lagförändringar

För ett mindre eller medelstort företag är det nästan omöjligt att hålla koll på vår komplicerade skattelagstiftning och alla förändringar som kontinuerligt införs. Detta leder förr eller senare till fel. Genom att outsourca er lönehantering till externa experter får ni tillgång till rätt kompetens inom löneområdet.

Tid och fokus

Att driva och utveckla ett företag är svårt nog utan att fastna i administrativa uppgifter. Många företag, företagare och personal tycker att fokus på utveckla och driva verksamheten är bättre användning av sin tid än att arbeta med lönehantering, bokföring eller någon annan administrativ börda.

Kostnader

Outsourcad lönehantering innebär för de flesta företag lägre kostnader. De kostnader som egen lönehantering innebär handlar inte bara om lön, försäkringar, sociala avgifter och outnyttjad tid till den personal som sköter era löner. I kostnaden för egen lönehantering finns även kostnader för kontor och arbetsplats, dator, programlicenser och supportavtal för löneprogram, telefon, tid och kostnader för utbildningar inom löneområdet. Detta då löneområdet kännetecknas av återkommande lagändringar, vilket kräver uppdaterad lönepersonal.

löneoutsourcing

Fördelar med egen lönehantering

Alternativet till outsourcad lönehantering är helt enkelt att köpa in ett passande löneprogram och att anställa någon för att helt eller delvis administrera ert företags lönehantering.

Tillgång till information

Direkt tillgång till information om löner, historik, förmåner, skatter osv brukar nämnas som en fördel med lönehantering i egen regi. Det vill säga om du har en fråga eller snabbt behöver tillgång till information, så är det enklare med lönefunktionen internt.

Men denna fördel med intern lönehantering faller snabbt. Där outsourcing leverantören av lönetjänster erbjuder en webbportal, där varje användare beroende på roll har direkt tillgång till önskad information, är tillgången till information bättre jämfört med lönehantering i egen regi. Du kan oavsett tid och plats nå önskad information. Önskas kontakt och dialog kring något löneärende, ringer man helt enkelt leverantören av lönetjänster.

Billigare

Att ta in en resurs för egen lönehantering per timme eller deltid kan vara billigare för mycket små företag. Dock finns riskerna med vad händer om resursen blir sjuk eller säger upp sig från uppdraget eller helt enkelt inte hinner med lönehanteringen för just ditt företag.

Eget arbete ändå…

Vissa lyfter fram att trots outsourcad lönehantering får du göra en del arbete ändå. För det finns inget sätt för en outsourcing partner att hantera 100% av era lönefunktioner. Du och dina arbetskollegor måsta fortfarande lämna in uppgifter i form av tidrapporter, information om sjukdom och ledighet, löneuppgifter mm. Oftast sker det via en webbportal. Men…
Dessa uppgifter måste du och dina anställda lämna oavsett om ni outsourcar er lönefunktion eller sköter den i egen regi.

Till slut

Om du har ett mycket litet företag med några få anställda utan komplicerade löner, förmåner etc. är förmodligen det billigaste alternativet att hantera företagets löner i egen regi. Men så fort ditt företag får fler anställda och mer komplicerade löner som kräver både tid och kunskap blir situationen en annan.

Då får du helt enkelt bestämma dig. Vill du spendera tid för att du och dina anställda ska få sina löner, när du kan driva och utveckla ditt företag i stället?

Fråga om lönetjänster från Office Factory

Kontakta Maria Nordstrand, ansvarig för Office Factory lönetjänster direkt på
telefonnummer 08 – 400 212 40, e-post maria.nordstrand@officefactory.se eller skicka din fråga till oss nedan så återkommer vi till dig inom kort.

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se