23 Jan

Skribent Pär Heed

Tips effektiv ekonomiavdelning

Utan en effektiv ekonomiavdelning fungerar inget företag eller organisation maximalt oavsett verksamhet och storlek. Allt snabbare förändringar i företagets verksamhet, fler och ökade krav inom olika regelverk och företagets resultat ska publiceras snabbare och snabbare. Här några tips för att få en effektiv ekonomifunktion.

Effektiv ekonomiavdelning Office Factory

Fokusera på rätt saker

Enligt rapporten ”Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?” från Ernst & Young går 59 procent av en ekonomiavdelnings resurser åt till att hantera transaktionsintensiva processer. Det är processer som hantering av kundfakturor, leverantörsfakturor, manuella verifikationer och löner. Här finns den största besparingspotentialen!

Var proaktiv

Vilka förändringar är på gång eller kan ske inom vårt företag eller bransch? Vad innebär de för oss på ekonomi? Vad behöver vi på ekonomiavdelningen göra för att enkelt och effektivt hantera dessa förändringar? För att få en effektivare ekonomiavdelning, tänk proaktivt istället för att bara vara reaktiv på vad som händer inom företaget, regelverk eller andra delar som påverkar ekonomifunktionen

Prioritera

Viktigt att ha en tydlig bild om vad som ska prioriteras internt vid olika tidpunkter. Är det ta fram bokslut snabbare? Är det kostnadsbesparingar eller förenkla vissa processer? Eller är det verksamhetsstyrning? Kommunicera detta internt så att alla får en insikt och förståelse för vilka områden som prioriteras just nu.

Effektivisera och förbättra

Det kan finnas olika uppfattningar om vilka områden som ska förbättras inom ekonomi och administration. Ett enkelt sätt är att helt enkelt fråga organisationen. Vilka förbättringar de önskar och att de måste prioritera dessa förbättringar. Med utgångspunkt från svaren kan ekonomiavdelningen se vilka områden som behöver åtgärdas. Utifrån komplexitet kan ekonomiavdelningen rangordna förbättringsområden. Ett förbättrings- effektiviseringsarbete behöver nödvändigtvis inte handla om eller vara kopplat till företagets ekonomi- och affärssystem, utan kan handla om att utbilda sin personal eller att förändra arbetssätten.

Integrera och automatisera

Med rätt ekonomi- och affärssystem kan processer automatiseras. Ett exempel från rapporten ”Hur bidrar din ekonomiorganisation till verksamhetens framgång?”:

”För att realisera besparingspotentialen är det framför allt tre huvudområden som behöver ses över: elektronisk fakturering, ledtider från tecknad order till utförd leverans samt hantering av kundernas kredittider och betalningsplaner”.

Enligt rapporten, lyckades de företag som i hög grad hanterade sina fakturor elektroniskt bäst med att skapa en effektiv process. I rapporten konstateras också att de företag som använder helintegrerade system får betydande effektiviseringsvinster.

Sammanfattning

I en tid då förändringar sker oftare och kräver snabbare och snabbare åtgärder ställs nya krav även på företagets ekonomiavdelning. Företags handel blir alltmer internationell och nya krav ställs på kompetens, utbildning och erfarenhet på företagets ekonomipersonal. Inte bara inom ekonomiområdet utan ekonomiavdelningen måste känna till företagets hela affär för att kunna vara den stödjande, effektiva process som efterfrågas.

Vi på Office Factory har sedan 2004 levererat ekonomitjänster till både små- medelstora och större organisationer. Vår affär bygger på att vi kontinuerligt föreslår förbättringar och process effektiviseringar för våra kunder, inom olika ekonomiprocesser eller i affärs- och ekonomisystemet.

Någon ekonomiprocess du vill effektivisera?

Kontakta oss på telefon 08-400 212 40 eller e-post info@officefactory.se och fråga oss.

DELA

SENAST PÅ TWITTER

"Dåliga it-system kostar miljarder https://t.co/2UR5fKQsvn"

Postadress: Box 30080 104 25 Stockholm Besöksadress: Franzéngatan 5, 3 tr Kontakt: Tel: 08-400 212 40 info@officefactory.se